Kalkuluak egiteko erabiltzen den software-mota bat da. Erabiltzaileak datu-multzo bat sartu ondoren, programatutako kalkuluak egin eta emaitzak aurkeztuko ditu aldez aurretik definitutako eran. Lan-munduan oso erabilia da, baina oro har kalkuluak egin behar diren edozein ingurunetan aplika daiteke.

Hasieran kalkulu-orriak eragiketa sinpleak egiteko gauza besterik ez baziren ere, gaur egun oso kalkulu konplexuak egin ditzakete. Horrez gain, interfaze grafikoa hobetu (esaterako, era askotako grafikoak barneratu daitezke) eta aplikazio sinpleak gara daitezke, besteak beste.

Kalkulu-orriak erabili ahal izateko, aurretik konfiguratu egin behar dira, hau da, sartu beharreko datuak zeintzuk diren, kalkuluak nola egingo diren eta informazio hori guztia nola irudikatuko den adierazi behar da. Pauso hori eman ondoren, erabiltzaileak datuak sartu besterik ez du egin behar emaitzak ikusi ahal izateko. Gerora erabiltzaileak daturen bat aldatuz gero, kalkulu guztiak berregingo dira automatikoki, eta emaitza berriak azalduko dira. Hori da, hain zuzen ere, kalkulu-orrien alde onenetariko bat. Erabileraren adibide batzuk ematearren, datuak kudeatzen dituzten txostenak eta aurrekontuen edo maileguen kuoten kalkulua aipa daitezke, beste askoren artean.

Kalkulu-orrietan datuak eta testua tartekatzen dira taula-egitura batean. Taula-egitura hori osatuz, zutabeak eta lerroak (errenkada ere baderitze) daude. Zutabeak letra handiz (A, B...) identifikatzen dira, eta lerroak, (1, 2...) zenbakiz. Horien elkarguneari gelaxka deritzo, eta posizioa zehaztuz identifikatzen da; esaterako, B2 gelaxka B identifikadorea duen zutabean eta 2 zenbakia duen lerroan dago.

Gelaxken edukiera hiru motatakoa izan daiteke: balio konstanteak, erabiltzaileak eman beharreko datuak edo programak egindako kalkuluen emaitzak, formula izeneko funtzioen bitartez. Formuletan, sarrerako datuak zein diren eta kalkulua nola egin behar den adierazten da. Formula adierazten den gelaxka berean agertuko da emaitza. Formula baten emaitza, beste formula baten sarrera gisa erabil daiteke.

Adibidea: faktura bat irudikatzen duen kalkulu-orria

Adibide horretan, lehengo lerroko gelaxketan testua (produktua, prezioa...) gorde da, kalkulu-orrian dauden datuak hobeto azaltzeko. A2, A3 eta B4 gelaxketan ere testua dago. Fakturan agertzen den item bakoitzeko erabiltzaileak bi datu idatzi behar ditu, prezioa eta kopurua, B eta C zutabeetan. Gainontzeko datu guztiak programak kalkula ditzake formulen bitartez. Horretarako formulak sartuko dira gelaxka hauetan:

• D2 => =(B2*C2). Honen bidez adierazten da D2 gelaxkan kalkulu horren emaitza erakutsi nahi dela. Era berean, D3 edukiera =(B3*C3) formula izango da.

• D4 => =(SUM(D2:D3)). Formula honen bitartez, gelaxka-tarte baten edukiera batzen da (D2tik D3ra).

BEZa aplikatuta ordaindu beharreko totalaren kalkulua gehituz osa daiteke adibidea; horretarako, D5 gelaxkan =(D4*1,16) formula jarriko genuke.

Nolabaiteko lotura daukaten kalkulu-orriak liburu izeneko kontzeptupean multzokatu daitezke (oro har, liburu bati fitxategi bat dagokio). Kalkulu-orri batetik beste kalkulu-orri baten gelaxkari erreferentzia egin dakioke (liburu berean egon ala ez). Hau da, kalkulu-orri baten emaitzak sarrera moduan erabil daitezke beste kalkulu-orri batean.

Egin beharreko kalkuluak adierazteko, hainbat tresna erabiltzeko aukera eskaintzen dute kalkulu-orriek. Erabilienak lehen ere aipatu ditugun formulak dira. Baina kalkulu eta eragiketa konplexuagoak egiteko, makroak erabili behar dira. Makroak goi-mailako lengoaia batean programatutako kode-zatiak dira. Horien bidez, ataza konplexuagoak automatiza daitezke kalkulu-orriaren barruan. Makroak tresna ahaltsuak badira ere, arriskutsuak ere badira birus ugari zabaltzeko bidea izan ohi direlako.

Kalkulu-orrietako softwarea aplikazio independentea izaten bada ere, askotan aplikazio-multzo baten barruan aurkitu daiteke, bulegotika-pakete batean, alegia. Aplikazio-multzo horretan, kalkulu-orriak erabiltzeko aplikazioaz gain, testua prozesatzeko, aurkezpenak egiteko eta datuak gordetzeko aplikazioak egoten dira, beste tresna lagungarri batzuekin batera. Askotan aplikazio horien fitxategien arteko loturak sor daitezke, adibidez, testu prozesadorez sortutako txosten baten barruan kalkulu-orri bateko grafikoa txertatuz.

Azkenik, merkatuan aurkitu ditzakegun kalkulu orrien adibide batzuk emango ditugu. Adibide hauek merkatuan dauden hiru multzo nagusietan banatuko ditugu:

• Jabetza pribatuko softwarea (gaztelaniaz, software propietario delakoa): gure konputagailuan software hau erabili ahal izateko, lizentzia erosi behar da. Multzo honetakoa da, adibidez, Microsoft Excel kalkulu-orrietako softwarea (Microsoft Office bulegotika-paketean dago).

• Software librea: doakoak dira, beren lizentzia-motari esker. Normalean, Interneten aurkitu, jaitsi eta gure konputagailuan instala ditzakegu. Multzo honetakoa da, adibidez, OpenOffice Calc (OpenOffice izeneko bulegotika-paketean dago).

• Linean: azken urte hauetan Interneten erabilgarri dauden kalkulu-orriak dira, hau da, urruneko sistema batean lan egiten da, erabiltzailearen sisteman ezer instalatu beharrik gabe. Hauek erabiltzeko, nahikoa da gure konputagailuan Interneteko konexioa eta web-arakatzailea izatea. Ezaugarri horri esker, oso egokiak dira era partekatuan lan egiteko. Google Docs izeneko zerbitzua da honen adibide bat.